Gathering kantor seringkali menjadi momen yang ditunggu-tunggu oleh para karyawan.  Bukan hanya sebagai ajang kumpul-kumpul, gathering juga berfungsi untuk meningkatkan teamwork, membangun bonding, dan menyegarkan semangat kerja. Namun, jika tidak direncanakan dengan matang, gathering bisa berubah menjadi acara yang membosankan dan malah menimbulkan kebalikan dari tujuannya.  Oleh karena itu, membuat rundown gathering yang menarik dan tidak membosankan menjadi sangat penting.  Artikel ini akan memberikan panduan lengkap dan ide-ide kreatif bagaimana cara membuat rundown gathering kantor yang gak ngebosenin!

I. Tahap Perencanaan: Meletakkan Pondasi Kesuksesan

Sebelum merancang rundown, ada beberapa hal penting yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu. Perencanaan yang matang akan menjadi kunci keberhasilan gathering Anda.

A. Tentukan Tujuan dan Tema Gathering:

Apa tujuan utama gathering ini?  Apakah untuk merayakan pencapaian, menyambut tahun baru, atau sekadar team building?  Tujuan ini akan menentukan tema dan aktivitas yang akan dimasukkan ke dalam rundown.  Misalnya, jika tujuannya untuk meningkatkan teamwork, Anda bisa memasukkan permainan-permainan yang membutuhkan kerjasama tim.  Jika tujuannya untuk merayakan pencapaian, Anda bisa memasukkan sesi penghargaan dan presentasi keberhasilan.

B. Tentukan Anggaran:

Anggaran akan membatasi pilihan venue, makanan, aktivitas, dan hadiah. Tentukan anggaran secara realistis dan alokasikan dana untuk setiap item dengan bijak. Jangan sampai anggaran membengkak dan menghambat kesuksesan gathering.

C. Tentukan Waktu dan Tempat:

Pilih waktu dan tempat yang sesuai dengan jumlah peserta dan anggaran. Pertimbangkan juga ketersediaan tempat dan waktu yang memungkinkan bagi semua karyawan untuk hadir. Pilih tempat yang nyaman, aksesnya mudah, dan sesuai dengan tema gathering.

D. Susun Panitia:

Bentuklah panitia yang terdiri dari beberapa orang yang bertanggung jawab atas berbagai aspek gathering, seperti:

Tim Konsep dan Acara: Bertanggung jawab atas perencanaan tema, aktivitas, dan rundown secara keseluruhan.

Tim Logistik: Bertanggung jawab atas pemesanan venue, catering, perlengkapan, dan transportasi.

Tim Dokumentasi: Bertanggung jawab atas pengambilan foto dan video selama acara berlangsung.

II. Merancang Rundown yang Menarik dan Interaktif: Rahasia Sukses Gathering

Setelah tahap perencanaan selesai, saatnya merancang rundown yang menarik dan interaktif. Berikut beberapa tips dan ide bagaimana cara membuat rundown gathering kantor yang tidak membosankan:

A. Pembukaan yang Menarik:

Jangan biarkan para peserta bosan sejak awal. Mulailah dengan pembukaan yang meriah dan energik. Anda bisa menggunakan musik, video, atau pertunjukan singkat untuk menarik perhatian. Sambutan singkat dari pimpinan perusahaan juga bisa menjadi pembuka yang baik.

B. Aktivitas yang Beragam:

Hindari kegiatan yang monoton. Variasikan aktivitas dengan memasukkan berbagai jenis kegiatan, seperti:

Games dan Ice Breaking: Permainan-permainan yang seru dan menyenangkan dapat membantu para peserta saling mengenal dan melepas ketegangan. Pilih permainan yang sesuai dengan tema dan jumlah peserta. Contohnya:  tebak gambar, kuis berkelompok, atau permainan estafet.

Sesi Sharing dan Diskusi: Berikan kesempatan bagi para peserta untuk berbagi pengalaman dan ide. Sesi ini dapat membantu meningkatkan teamwork dan membangun hubungan yang lebih baik antar karyawan.

Pertunjukan atau Hiburan: Siapkan hiburan yang menarik, seperti live music, stand up comedy, atau penampilan dari karyawan berbakat.

Workshop atau Pelatihan Singkat: Jika memungkinkan, selenggarakan workshop atau pelatihan singkat yang bermanfaat bagi para karyawan. Contohnya: workshop fotografi, workshop menulis kreatif, atau pelatihan public speaking.

Makan Malam dan Hiburan: Sediakan makanan dan minuman yang lezat dan beragam. Anda juga bisa menambahkan hiburan seperti live music atau karaoke untuk menambah keseruan.

C. Integrasikan Teknologi:

Manfaatkan teknologi untuk membuat gathering lebih interaktif. Contohnya:

Polls dan Quiz Online: Gunakan aplikasi polling atau quiz untuk melibatkan peserta secara aktif.

Photo Booth Instan: Sediakan photo booth dengan properti yang lucu dan menarik agar peserta bisa berfoto bersama dan mengabadikan momen.

Live Streaming: Siarkan gathering secara live streaming untuk karyawan yang tidak bisa hadir.

D.  Jangan Lupa Kenangan:

Sediakan sesi foto bersama atau photo booth untuk mengabadikan momen-momen berharga selama gathering. Anda juga bisa memberikan goodie bag atau hadiah kecil sebagai kenang-kenangan.

E. Contoh Rundown Gathering Kantor:

Berikut contoh rundown gathering kantor selama 4 jam:

(18.00 – 18.15) Registrasi dan Ice Breaking: Peserta mendaftar dan melakukan ice breaking ringan, misalnya dengan permainan tebak nama atau menggambar diri sendiri.

(18.15 – 18.30) Sambutan dan Pembukaan: Sambutan singkat dari pimpinan perusahaan dan pengenalan tema gathering.

(18.30 – 19.30) Games dan Aktivitas: Serangkaian permainan dan aktivitas yang membutuhkan kerjasama tim, misalnya estafet air, tebak gambar, atau challenge kreatif.

(19.30 – 20.00) Makan Malam: Sesi makan malam dengan hidangan yang lezat dan beragam.

(20.00 – 20.30) Hiburan: Hiburan musik live atau stand up comedy.

(20.30 – 21.00) Penutup dan Foto Bersama: Sambutan penutup dan sesi foto bersama.

(21.00 – 21.30) Acara Bebas: Waktu santai untuk bercengkrama dan berjejaring.

(21.30) Penutupan: Acara resmi berakhir.

III. Tips Tambahan untuk Gathering yang Berkesan

Kustomisasi: Sesuaikan rundown dengan budaya perusahaan dan preferensi karyawan. Lakukan survei atau kumpulkan masukan dari karyawan untuk mengetahui apa yang mereka inginkan.

Fleksibelitas: Siapkan rencana cadangan jika ada hal-hal yang tidak terduga. Jangan terlalu kaku dalam mengikuti rundown, beradaptasi jika diperlukan.

Dokumentasi: Dokumentasikan seluruh kegiatan gathering, baik melalui foto maupun video.  Dokumentasi ini dapat digunakan sebagai kenang-kenangan dan bahan evaluasi untuk gathering selanjutnya.

Evaluasi: Setelah gathering selesai, lakukan evaluasi untuk mengetahui apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki. Gunakan evaluasi ini untuk meningkatkan kualitas gathering di masa mendatang.

Penutup

Dengan perencanaan yang matang dan kreatifitas yang tinggi, Anda dapat menciptakan rundown gathering kantor yang tidak hanya menyenangkan, tetapi juga efektif dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ingatlah bahwa tujuan utama gathering adalah untuk mempererat hubungan antar karyawan dan meningkatkan semangat kerja. Jadi, jangan ragu untuk berinovasi dan menciptakan gathering yang unik dan berkesan bagi semua yang terlibat.

Bagaimana Cara Membuat Rundown Acara yang Menarik?

Bergabung bersama kami Arduma untuk menambah wawasan Anda mengenai bagaimana cara mempersiapkan dan melaksanakan sebuah acara dengan baik, Anda juga akan diberi contoh bagaimana menyusun rundown acara secara terstruktur dan pastinya gak ngebosenin. Kunjungi website kami arduma.id untuk informasi lebih lanjut atau pantau terus akun instagram kami supaya gak ketinggalan update-an terbaru!

Baca juga: Seberapa Penting Acara Gathering di Kantor?