Switch Bill of Lading: Mengenal Istilah dalam Ekspor Impor
arduma.id (Switch Bill of Lading) – Dalam dunia perdagangan internasional yang semakin kompleks, alat-alat yang memfasilitasi perpindahan barang dari satu negara ke negara lainnya menjadi semakin penting. Salah satu instrumen yang telah membantu memperlancar proses ini adalah dokumen pengapalan yang dikenal sebagai “Switch Bill of Lading.” Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi lebih dalah mengenai konsep switch bill of lading, mengapa customer memerlukan hal ini, hal-hal yang berkaitan dengan konsep tersebut, langkah-langkah persyaratan dan bagaimana cara memastikan legalitas penerbitannya. Mari kita memahami betapa pentingnya switch bill of lading dalam menggerakkan roda perdagangan internasional.
Apa itu Switch Bill of Lading?
Switch bill of lading merupakan dokumen set kedua yang mungkin untuk dikeluarkan sebagai subtitusi dokumen set pertama yang akan dikeluarkan oleh operator atau agen ketika pengiriman dilakukan. Sebagai subtitusi, jenis dokumen set kedua ini tidak dapat dikeluarkan jika set pertama yaitu bill of lading masih berjalan dan aktif saat pengiriman atau pengangkutan berlangsung.
Saat ini dunia pengangkutan dan pengiriman sangatlah dinamis, hingga terdapat beberapa perubahan yang dapat terjadi ketika proses pengiriman berlangsung. Perubahan-perubahan tersebut dapat terjadi pada tujuan, rute kargo, pihak penerima, ataupun dokumen seperti bill of lading. Perubahan tersebut dapat terjadi dengan sederhana maupun perubahan yang cukup kompleks. Nah, dalam beberapa kasus perubahan tersebutlah yang kemudian mengharuskan operator atau agen untuk menerbitkan dokumen set kedua yaitu switch bill of lading.
Berikut ini terdapat 3 kondisi yang memungkinkan dalam penerbitan switch bill of lading:
Saat Original B/L dikeluarkan atas nama penerima “Consignee,” itu disebut sebagai “Straight B/L.” Jenis B/L ini adalah dokumen yang tidak dapat dinegosiasikan dan tidak dapat dipindahtangankan.
Ketika B/L yang bukan dokumen asli dikeluarkan atas nama “Consignee,” B/L tersebut disebut sebagai “Sea Waybill.” B/L ini juga merupakan dokumen yang tidak dapat dinegosiasikan dan tidak dapat dipindahtangankan.
Saat B/L dikeluarkan dalam bentuk dokumen asli dan dalam kolom “Consignee” tercantum “to order” atau “to order of shipper” atau “to order of xyz bank,” maka B/L tersebut memiliki status sebagai “Negotiable B/L” atau “Order B/L.”
Bill of lading sendiri memiliki 3 fungsi yang masing-masing dari jenisnya dapat memenuhi satu atau lebih dari beberapa fungsi bill of lading. Fungsinya yaitu sebagai Bukti Kontrak Pengangkutan, Receipt of Goods dan document of tittle.
Mengapa Switch Bill of Lading Diperlukan?
Sebagai customer akan membutuhkan dokumen set kedua ini karena beberapa alasan tertentu. Misalnya, ketika terjadi perubahan dengan kondisi perdagangan yang dilakukan pada saat di awal, sedangkan barang telah terjual kembali dan tempat pengiriman atau pelabuhan tujuan telah berubah menuju pelabuhan lain. Dengan begitu, penjual tidak menginginkan nama pengekspor diketahui oleh penerima, apabila penerima barang telah mencapai kesepakatan dengan pengekspor secara langsung. Seorang penjual pun juga tidak menginginkan apabila pembeli mengetahui negara asal barang tersebut, sehingga penjual meminta pelabuhan muat ditampikan sebagai beberapa pelabuhan lain selain dari tempat muatan barang tersebut dimuat.
Hal yang dapat Diubah dalam Switch Bill of Lading
Hanya Shipper dan Consignee yang dapat diubah dalam switch bill of lading. Perubahan pada elemen-elemen berikut hanya diperbolehkan jika informasinya akurat, valid, dan tidak berdampak pada proses pengangkutan dan pengiriman, yaitu:
- Deskripsi barang dari pengirim.
- Nama kapal (jika diperlukan).
- Tanggal dan tempat dari penerbitan (jika tidak memiliki kesamaan dengan pengiriman).
- Barang serta pelabuhan tempat pembuangan.
Hal yang Tidak dapat Diubah dalam Switch Bill of Lading
- Tanggal dan tempat pengiriman karena hal ini dapat memengaruhi persyaratan pengiriman berdasarkan dengan kontrak penjualan.
- Rincian pada kargo yang termasuk jumlah paket, dimensi, ukuran dan berat barang.
- Informasi bahwa kargo berbahaya jika ada.
- Pengaturan suhu dan pengaturan kelembapan yang termasuk dalam informasi kargo.
- Informasi mengenai OOG (Out of Gauge) Cargo jika ada.
Langkah-langkah Persyaratan
Dalam rangka mendapatkan konfirmasi tertulis dari shipper, shipping line harus menetapkan persyaratan rinci untuk pembuatan Bill of Lading baru, terutama jika perubahan signifikan diperlukan pada detail kargo. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil dan persyaratan yang perlu dipertimbangkan:
1. Persetujuan Tertulis dari Shipper
Mintalah shipper untuk memberikan persetujuan tertulis yang mencantumkan semua perubahan yang diminta. Persetujuan ini harus mencakup detail-detail perubahan yang diperlukan pada bill of lading.
2. Dokumentasi Perubahan
Shipper harus memberikan dokumentasi yang mendukung perubahan tersebut. Ini bisa berupa dokumen-dokumen seperti faktur, kontrak, atau surat kuasa yang merinci perubahan yang diminta.
3. Ganti Rugi
Shipper harus menyetujui untuk memberikan jaminan atau ganti rugi dalam hal terjadi perselisihan dengan penerima barang akibat perubahan yang diminta. Ini dapat berupa pernyataan tertulis yang menegaskan kewajiban shipper untuk menanggung biaya atau kerugian yang timbul dari perubahan tersebut.
4. Validasi oleh Shipping Line
Shipping line harus melakukan validasi terhadap semua informasi yang diajukan oleh shipper. Ini melibatkan pemeriksaan keakuratan dan keabsahan dokumen serta perubahan yang diminta.
5. Penerbitan Bill of Lading Baru
Jika semua persyaratan telah terpenuhi dan perubahan telah divalidasi, shipping line dapat menerbitkan bill of lading baru dengan detail-detail yang diperbarui sesuai permintaan shipper.
6. Arsip Dokumen
Semua dokumen yang terkait dengan perubahan harus diarsipkan dengan baik untuk referensi dan pelacakan di masa depan.
Selama proses ini, komunikasi antara shipping line dan shipper sangat penting untuk memastikan semua detail terperinci dan bahwa persyaratan terpenuhi dengan benar. Kedua belah pihak harus memiliki rekam jejak tertulis yang kuat untuk melindungi hak dan kewajiban masing-masing.
Cara Memastikan Legalitas Swicth Bill of Lading
Memastikan legalitas Switch Bill of Lading adalah langkah yang sangat penting dalam perdagangan internasional. Berikut adalah cara-cara untuk memastikan legalitasnya:
1. Kepatuhan dengan Hukum dan Peraturan
Pastikan bahwa switch bill of lading mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku di negara pengirim, negara penerima, dan negara-negara transit yang terlibat dalam pengiriman barang. Ini termasuk hukum maritim, perdagangan internasional, dan aturan terkait lainnya.
2. Kontrak yang Jelas
Pastikan bahwa perjanjian antara semua pihak terkait, termasuk shipper, shipping line, dan penerima barang, telah dituangkan dalam kontrak yang jelas dan sah. Kontrak ini harus mencakup ketentuan-ketentuan terkait penggunaan switch bill of lading.
3. Persetujuan Semua Pihak
Dalam penggunaan switch bill of lading, semua pihak yang terlibat harus memberikan persetujuan tertulis yang jelas. Ini termasuk persetujuan dari shipper, shipping line, dan penerima barang. Persetujuan ini harus mencakup detail-detail perubahan yang diizinkan.
4. Dokumentasi yang Akurat
Pastikan bahwa semua dokumen yang mendukung perubahan dalam switch bill of lading akurat dan sah. Ini bisa mencakup dokumen seperti faktur, surat izin, atau kontrak yang merinci perubahan yang diminta.
5. Validasi oleh Otoritas Maritim
Beberapa negara mungkin memerlukan validasi atau persetujuan dari otoritas maritim atau badan pengatur yang relevan sebelum menggunakan dokumen set kedua. Pastikan untuk memeriksa apakah ini diperlukan dan, jika ya, lakukan prosedur validasi yang sesuai.
6. Periksa Kondisi Pembayaran
Pastikan bahwa persyaratan pembayaran yang terkait dengan penggunaan dokumen set kedua telah dipenuhi dengan benar. Ini termasuk memastikan bahwa semua biaya terkait telah dibayarkan sesuai dengan perjanjian yang ada.
7. Bekerja dengan Profesional Hukum
Jika tidak yakin tentang legalitas penggunaan switch bill of lading dalam situasi tertentu, bijaknya adalah berkonsultasi dengan seorang profesional hukum yang berpengalaman dalam hukum maritim dan perdagangan internasional. Mereka dapat memberikan panduan dan nasihat hukum yang diperlukan.
8. Rekam Jejak dan Dokumentasi
Selama seluruh proses, penting untuk menjaga rekam jejak yang kuat dan mendokumentasikan semua transaksi terkait switch bill of lading. Ini akan membantu dalam hal ada perselisihan atau masalah hukum di masa depan.
Memastikan legalitas switch bill of lading adalah langkah penting untuk mencegah perselisihan hukum yang dapat muncul dalam perdagangan internasional. Kepatuhan dengan hukum dan peraturan, persetujuan tertulis dari semua pihak, dan dokumentasi yang akurat adalah kunci untuk menjaga legalitasnya.
Demikian pemahaman mengenai istilah yang terdapat dalam dunia ekspor dan impor yaitu switch bill of lading. Dalam dunia bisnis, tentu hal ini tidak asing bagi para pelaku bisnis dalam melakukan pengiriman barang. Untuk memahami lebih banyak mengenai produktivitas perusahaan, hubungi PT Arduma dan ikuti in-house training melalui contact di bawah ini.
SEO Writer & Specialist