Job Specification vs Job Description: Perbedaan dan Contohnya
arduma.id (Job Specification vs Job Description: Perbedaan dan Contohnya) – Saat kamu lagi mencari kerja, tentu saja kamu harus memahami perbedaaan antara job specification dan job description. Mengapa demikian MinDuma? Karena kamu bisa tau kemampuan yang kamu punya untuk memilih pekerjaan yang dilamar dengan lebih baik. Tentunya juga akan meningkatkan kesempatan dipanggil oleh rekruter loh, Sobat! Mau tau apa aja pembahasan dari Job Specification vs Job Description dan contohnya? Yuk simak pembahasannya sampai tuntas di bawah ini!
Dalam dunia sumber daya manusia dan manajemen SDM, istilah “Job Specification” dan “Job Description” sering digunakan, tetapi keduanya memiliki perbedaan yang signifikan dalam konteks rekrutmen dan manajemen karyawan. Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan perbedaan antara Job Specification dan Job Description beserta contohnya.
Job Specification vs Job Description
Job Description
Job Description ini biasanya disebut dengan gambaran umum pekerjaan yang berarti adalah dokumen tertulis yang merinci tugas, tanggung jawab, kewajiban, dan kualifikasi yang diperlukan untuk suatu posisi pekerjaan. Dokumen ini memberikan gambaran umum tentang pekerjaan, mencakup ruang lingkup pekerjaan, hubungan kerja, dan tujuan pekerjaan.
Contoh Job Description: Posisi: Marketing Coordinator
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Mengembangkan dan melaksanakan strategi pemasaran
- Mengelola kampanye pemasaran online dan offline
- Menganalisis data pemasaran untuk meningkatkan kinerja
- Berkoordinasi dengan tim desain untuk materi pemasaran
- Memelihara hubungan dengan mitra dan pelanggan
Job Specification
Job Specification, atau kadang disebut Person Specification, adalah dokumen yang merinci kualifikasi, keahlian, dan karakteristik pribadi yang diperlukan untuk mengeksekusi tugas dan tanggung jawab yang tercantum dalam Job Description. Ini adalah panduan untuk menilai apakah seorang kandidat cocok untuk suatu posisi.
Contoh Job Specification:
Persyaratan untuk Marketing Coordinator:
- Gelar sarjana dalam pemasaran atau bidang terkait
- Pengalaman minimal 2 tahun dalam pemasaran
- Keahlian dalam analisis data dan penggunaan perangkat lunak analisis
- Kemampuan komunikasi dan kerja tim yang baik
- Kreatif dan inovatif dalam mengembangkan strategi pemasaran
Perbedaan Job Specification vs Job Description
Dengan merinci tugas, tanggung jawab, kualifikasi, dan keahlian yang diperlukan, Job Description dan Job Specification membantu perusahaan menyelaraskan visi dan tujuan mereka dengan kontribusi yang diharapkan dari setiap karyawan. Sebagai pemimpin dalam pengelolaan sumber daya manusia, penerapan praktik terbaik ini dapat memberikan keunggulan kompetitif, menarik bakat terbaik, dan memastikan pertumbuhan yang berkelanjutan.
Melalui keseimbangan yang tepat antara ekspektasi pekerjaan dan kualifikasi karyawan, perusahaan dapat membangun tim yang kuat, produktif, dan berfokus pada pencapaian tujuan bersama. Dengan demikian, Job Description dan Job Specification bukan hanya dokumen statis, tetapi instrumen dinamis yang membimbing perjalanan perusahaan menuju kesuksesan jangka panjang.
Dalam pengelolaan sumber daya manusia, pemahaman yang mendalam tentang perbedaan antara Job Description dan Job Specification menjadi kunci untuk memastikan perjalanan SDM yang sukses. Berikut adalah beberapa perbedaan esensial yang dapat membantu mengklarifikasi kedua dokumen ini:
- Fokus yang Berbeda:
- Job Description: Terfokus pada gambaran umum pekerjaan, mencakup tugas, tanggung jawab, dan tujuan pekerjaan.
- Job Specification: Terfokus pada kualifikasi, keahlian, dan karakteristik pribadi yang diperlukan untuk melakukan tugas dan tanggung jawab yang tercantum dalam Job Description.
- Isi yang Berbeda:
- Job Description: Menyajikan informasi secara luas tentang pekerjaan, mencakup lingkup pekerjaan dan hubungan kerja.
- Job Specification: Menyajikan persyaratan khusus seperti pendidikan, pengalaman, dan keterampilan yang dibutuhkan.
- Tujuan yang Berbeda:
- Job Description: Digunakan untuk memberikan pemahaman umum tentang pekerjaan kepada karyawan dan calon karyawan.
- Job Specification: Digunakan sebagai dasar untuk menilai kecocokan kandidat selama proses rekrutmen.
- Informasi yang Disajikan:
- Job Description: Menyajikan informasi mengenai apa yang harus dilakukan dalam pekerjaan.
- Job Specification: Menyajikan informasi tentang siapa yang cocok untuk pekerjaan tersebut.
- Konteks Penggunaan:
- Job Description: Digunakan dalam manajemen sehari-hari, penilaian kinerja, dan pengembangan pekerjaan.
- Job Specification: Digunakan selama proses rekrutmen untuk menentukan apakah kandidat memenuhi kualifikasi yang diperlukan.
- Jangka Waktu Keberlakuan:
- Job Description: Dapat berubah sesuai dengan perubahan tugas dan tanggung jawab.
- Job Specification: Lebih stabil dan berfokus pada kualifikasi jangka panjang.
Memahami perbedaan ini membantu perusahaan merancang Job Description dan Job Specification yang sesuai dengan kebutuhan spesifik mereka. Dengan demikian, perusahaan dapat menjalankan proses manajemen SDM dengan lebih efektif, mulai dari perekrutan hingga pengembangan karir karyawan. Bisa juga dibantu dengan pelatihan atau training motivasi bagi karyawan.
Dengan memahami perbedaan antara Job Description dan Job Specification, perusahaan dapat menyusun rencana rekrutmen yang lebih efektif dan mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan denga soft skills atau hard skills yang mereka punya.
Dalam mengelola SDM, penting untuk merinci tugas pekerjaan dengan jelas dalam Job Description dan menentukan persyaratan kandidat yang diinginkan dalam Job Specification. Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat meningkatkan peluang mereka untuk menarik, mengidentifikasi, dan mempertahankan karyawan yang sesuai dengan visi dan tujuan organisasi.
