Apa Itu Back Office? Pengertian, Skill yang Harus Dimiliki, dan Gaji
arduma.id (Apa itu Back Office) – Dalam dunia kerja atau lingkungan yang profesional akan ada banyak yang bersaing dan serba cepat. Nah, keberhasilan sebuah perusahaan atau sebuah bisnis tidak hanya ditentukan oleh tim pemasaran atau pun tim penjualan saja ya Sobat. Di balik layar pun terdapat timm yang bekerja tanpa henti alias non stop untuk memastikan segala sesuatunya berjalan dengan mulus dan lancar. Mereka adalah pahlawan tanpa tanda jasa yang dikenal sebagai back office. Namun, apa sebenarnya back office itu? Mengapa perannya begitu vital? Dan keterampilan apa saja yang diperlukan untuk menjadi bagian dari tim ini? Mari kita kupas tuntas dalam artikel ini, termasuk informasi tentang gaji yang dapat Anda harapkan jika tertarik mengejar karir di bidang ini.
Pengertian Back Office
Back office adalah bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab atas fungsi administratif dan dukungan yang tidak terlihat langsung oleh pelanggan, tetapi sangat penting untuk operasi bisnis sehari-hari. Back office sering mencakup departemen seperti akuntansi, sumber daya manusia (HR), IT, logistik, dan administrasi umum. Meskipun tidak berinteraksi langsung dengan pelanggan, back office memainkan peran krusial dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan.
Meskipun tidak berinteraksi langsung dengan pelanggan, back office memiliki dampak yang signifikan terhadap kepuasan pelanggan dan keberhasilan bisnis secara keseluruhan. Dengan mengelola fungsi-fungsi administratif dan dukungan secara efektif, back office memungkinkan front office (seperti penjualan dan layanan pelanggan) untuk fokus pada interaksi langsung dengan pelanggan dan pencapaian target bisnis. Data dan informasi yang dikumpulkan dan dikelola oleh back office memberikan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan strategis oleh manajemen. Back office memastikan perusahaan mematuhi regulasi dan standar industri, serta mengelola risiko yang mungkin timbul dari berbagai aspek operasional.
Skill yang Harus Dimiliki oleh Karyawan Back Office
Untuk menjadi karyawan back office yang sukses dan efektif, diperlukan berbagai keterampilan yang mencakup area administratif, komunikasi, analitis, teknologi, manajemen waktu, dan problem-solving. Berikut adalah penjelasan lebih detail tentang setiap keterampilan yang dibutuhkan:
1. Keterampilan Administratif
Keterampilan administratif meliputi kemampuan untuk mengelola dokumen, mengatur jadwal, dan menyelesaikan tugas-tugas administratif dengan efisien. Ini mencakup:
- Manajemen Dokumen: Kemampuan untuk mengorganisir dan menyimpan dokumen dengan rapi dan mudah diakses.
- Penjadwalan: Kemampuan untuk mengatur jadwal rapat, pertemuan, dan tenggat waktu proyek secara efisien.
- Ketelitian: Kemampuan untuk bekerja dengan detail dan memastikan akurasi dalam pekerjaan administratif.
2. Keterampilan Komunikasi
Keterampilan komunikasi yang efektif sangat penting untuk berinteraksi dengan anggota tim dan departemen lainnya:
- Komunikasi Lisan: Kemampuan untuk berbicara dengan jelas, lugas, dan dengan bahasa yang sesuai.
- Komunikasi Tulisan: Kemampuan untuk menulis email, laporan, dan dokumen lain dengan jelas dan tepat.
- Kemampuan Mendengarkan: Kemampuan untuk mendengarkan dengan baik dan memahami perspektif orang lain.
3. Keterampilan Analitis
Keterampilan analitis membantu dalam mengumpulkan, menganalisis, dan menafsirkan data untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat:
- Analisis Data: Kemampuan untuk mengumpulkan data, menganalisis tren, dan mengidentifikasi pola yang relevan.
- Penyusunan Laporan: Kemampuan untuk menyusun laporan yang informatif berdasarkan data yang dianalisis.
4. Keterampilan Teknologi
Keterampilan teknologi mencakup pemahaman tentang penggunaan perangkat lunak dan sistem yang digunakan dalam back office:
- Software Akuntansi: Pemahaman tentang penggunaan software akuntansi untuk mengelola keuangan perusahaan.
- HRIS (Human Resource Information System): Pemahaman tentang sistem manajemen sumber daya manusia untuk mengelola informasi karyawan.
- Kemampuan IT Dasar: Pemahaman dasar tentang teknologi informasi, termasuk pengaturan perangkat keras dan perangkat lunak.
5. Keterampilan Manajemen Waktu
Keterampilan manajemen waktu membantu dalam mengelola berbagai tugas dan prioritas:
- Perencanaan: Kemampuan untuk merencanakan pekerjaan dan menetapkan tujuan yang dapat dicapai.
- Pengaturan Prioritas: Kemampuan untuk mengidentifikasi tugas yang paling penting dan mendahulukan pekerjaan yang krusial.
- Kemampuan Multitasking: Kemampuan untuk melakukan beberapa tugas sekaligus tanpa mengorbankan kualitas pekerjaan.
6. Keterampilan Problem-Solving
Keterampilan atau skill problem solving ini sangat membantu dalam mengidentifikasi masalah, menganalisis akar penyebabnya, dan mencari solusi yang efektif:
- Analisis Masalah: Kemampuan untuk mengidentifikasi dan memahami akar masalah yang muncul.
- Kreativitas: Kemampuan untuk berpikir secara kreatif dalam menemukan solusi alternatif.
- Implementasi Solusi: Kemampuan untuk mengimplementasikan solusi dengan efektif dan memonitor hasilnya.
Gaji Karyawan Back Office
Gaji karyawan back office sangat bervariasi tergantung pada beberapa faktor utama seperti UMK atau UMR daerah tertentu, industri, lokasi geografis, tingkat pengalaman, dan ukuran perusahaan tempat mereka bekerja. Berikut ini adalah perkiraan gaji untuk beberapa posisi back office yang umum di Indonesia:
1. Staf Administrasi
Staf administrasi bertanggung jawab untuk berbagai tugas administratif dalam perusahaan, termasuk pengelolaan dokumen dan penjadwalan.
- Perkiraan Gaji: Rp 3.000.000 – Rp 5.000.000 per bulan.
2. Akuntan
Akuntan memainkan peran penting dalam mengelola keuangan perusahaan, termasuk penyusunan laporan keuangan dan perencanaan pajak.
- Perkiraan Gaji: Rp 4.000.000 – Rp 7.000.000 per bulan.
3. HR Officer (Sumber Daya Manusia)
HR Officer bertanggung jawab untuk manajemen karyawan, mulai dari rekrutmen hingga pengelolaan kesejahteraan karyawan.
- Perkiraan Gaji: Rp 4.000.000 – Rp 6.000.000 per bulan.
4. IT Support
IT Support memberikan dukungan teknis dan mengelola infrastruktur IT dalam perusahaan.
- Perkiraan Gaji: Rp 4.000.000 – Rp 8.000.000 per bulan.
5. Logistik/Operasional
Bagian logistik mengurus pengelolaan aliran barang dan jasa dalam perusahaan, termasuk penyimpanan dan distribusi.
- Perkiraan Gaji: Rp 3.500.000 – Rp 6.000.000 per bulan.
Faktor Penentu Gaji
- Industri: Industri yang berbeda memiliki skala gaji yang berbeda-beda. Industri dengan persaingan tinggi atau yang memiliki permintaan tenaga kerja khusus cenderung menawarkan gaji yang lebih tinggi.
- Lokasi: Gaji bisa sangat bervariasi tergantung di mana perusahaan beroperasi. Kota-kota besar seperti Jakarta biasanya menawarkan gaji yang lebih tinggi dibandingkan dengan daerah-daerah lain di Indonesia.
- Tingkat Pengalaman: Semakin banyak pengalaman yang dimiliki seseorang dalam bidangnya, semakin tinggi kemungkinan mereka untuk mendapatkan gaji yang lebih tinggi.
- Ukuran Perusahaan: Perusahaan besar cenderung memiliki anggaran yang lebih besar untuk kompensasi karyawan, termasuk gaji dan tunjangan tambahan.
Komponen Kompensasi Tambahan
Selain gaji pokok, karyawan back office sering kali menerima tunjangan, bonus kinerja, asuransi kesehatan, dan berbagai fasilitas lainnya sebagai bagian dari paket kompensasi mereka. Ini bertujuan untuk meningkatkan motivasi dan kesejahteraan karyawan, serta mempertahankan mereka dalam jangka panjang.
Ingin mempersiapkan diri untuk menjadi karyawan back office yang sukses? Ikuti In-House Training di Arduma untuk meningkatkan keterampilan kamu dalam administrasi, keuangan, sumber daya manusia, dan teknologi informasi. Jadilah bagian dari tim yang mendukung kelancaran operasional perusahaan dengan menjadi ahli di bidang back office!
