Surat Izin Tidak Masuk Kerja Profesional yang Baik & Benar
Surat izin tidak masuk kerja adalah dokumen penting untuk memberitahukan atasan atau HRD bahwa Anda berhalangan hadir. Agar izinmu diterima, surat harus ditulis dengan baik dan profesional. Artikel ini akan membahas pengertian, struktur, contoh surat izin, serta kesalahan yang perlu dihindari. Simak selengkapnya agar surat izinmu efektif dan sesuai aturan!
Apa itu Surat Izin Tidak Masuk Kerja?
Surat izin tidak masuk kerja adalah surat yang Anda buat untuk keperluan atau kepentingan yang menyatakan bahwa Anda tidak bisa masuk kerja pada hari tertentu. Surat ini penting agar absensimu tetap tercatat dengan baik dan tidak dianggap bolos atau melanggar aturan perusahaan.
Struktur Penting dalam Membuat Surat Izin
Agar surat izin yang Anda buat terlihat menjadi lebih profesional sesuai dengan aturan, ada beberapa bagian penting yang wajib Anda pahami dan terapkan. Berikut adalah struktur umum yang dapat Anda jadikan sebagai sumber referensi dalam membuat surat izin:
Baca juga: Struktur Surat Lamaran Kerja yang Ideal & Menarik Perhatian HRD
1. Kop Surat (Opsional)
Jika Anda bekerja di instansi resmi atau perusahaan besar, surat izin bisa menggunakan kop surat perusahaan. Namun, jika surat bersifat pribadi, bagian ini bisa diabaikan.
2. Tempat dan Tanggal Penulisan Surat
Tuliskan lokasi dan tanggal saat Anda menulis surat izin, misalnya:
“Jakarta, 11 Maret 2025”
3. Tujuan Surat
Sertakan tujuan yang jelas, siapa yang menerima surat ini, biasanya kepada atasan langsung atau bagian HRD. Contohnya:
“Kepada Yth. Kepala HRD PT Artamara Durus Marusean”
4. Salam Pembuka
Gunakan salam yang sopan seperti:
“Dengan hormat,”
5. Identitas Pengirim
Sertakan informasi singkat tentang dirimu, seperti:
- Nama lengkap
- Jabatan atau divisi
- Nomor karyawan (jika ada)
Contoh:
“Saya, Budi Santoso, staff bagian content writer dengan nomor ID Karyawan 12345, ingin mengajukan izin tidak masuk kerja.”
6. Isi Surat (Alasan dan Durasi Izin)
Bagian ini menjelaskan isi atau maksud dari alasan Anda tidak bisa masuk kerja dan berapa lama izin yang akan diajukan. Pastikan alasannya jelas, misalnya:
“Dengan ini saya mengajukan izin tidak masuk kerja pada tanggal 12-13 Maret 2025 karena kondisi kesehatan yang kurang baik.”
7. Ucapan Terima Kasih dan Penutupan
Tunjukkan rasa hormat dan apresiasi atas kebijakan perusahaan, misalnya:
“Demikian surat ini saya buat. Saya harap dapat diberikan izin. Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya.”
8. Tanda Tangan
Akhiri dengan nama lengkap dan tanda tangan sebagai bentuk keseriusan.
Contoh Surat Izin yang Profesional yang Sesuai Aturan
Agar surat izin terlihat lebih profesional dan dapat diterima oleh atasan atau HRD, Anda perlu menulisnya dengan format yang jelas, sopan, dan sesuai dengan aturan. Berikut adalah beberapa contoh surat izin yang dapat Anda jadikan sebagai sumber referensi:
1. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja dengan Surat Fisik
Jakarta, 11 Maret 2025
Kepada Yth.
HRD PT Artamara Durus Marusean
Perihal: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Anda]
Jabatan: Content Writer
Nomor Karyawan: 12345
Dengan ini mengajukan izin tidak masuk kerja pada tanggal 12-13 Maret 2025 karena kondisi kesehatan yang kurang baik. Saya sudah berkonsultasi dengan dokter dan disarankan untuk beristirahat selama dua hari. Surat keterangan dokter akan saya lampirkan setelah saya sembuh dan dapat kembali bekerja.
Demikian surat ini saya ajukan. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Anda]
2. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Via Email
Subject: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja – [Nama Anda]
Kepada Yth. [Nama Atasan/HRD],
Saya ingin mengajukan izin tidak masuk kerja pada tanggal 12 Maret 2025 karena kondisi kesehatan yang kurang baik. Saat ini saya sedang menjalani perawatan dan membutuhkan waktu yang cukup untuk beristirahat.
Saya akan memastikan bahwa semua tugas yang sedang berjalan tetap dapat dikelola dengan baik setelah saya kembali bekerja.
Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Baca juga: Contoh Body Email Lamaran Kerja yang Benar Menururt HRD
3. Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Via WhatsApp
Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Atasan].
Mohon izin, saya [Nama Anda] dari [Divisi/Jabatan], tidak dapat masuk kerja hari ini, 12 Maret 2025, karena sedang sakit. Saya sudah berkonsultasi dengan dokter dan disarankan untuk beristirahat. Jika diperlukan, saya akan mengirimkan surat keterangan yang dikeluarkan oleh dokter.
Terima kasih atas pengertiannya.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Beberapa Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Menulis Surat Izin
Menulis surat izin mungkin terlihat sederhana, tetapi jika tidak dilakukan dengan benar, surat tersebut bisa dianggap tidak valid atau bahkan ditolak oleh perusahaan. Berikut beberapa kesalahan yang sering terjadi dan harus Anda hindari:
1. Alasan yang Tidak Jelas atau Tidak Masuk Akal
Menggunakan alasan yang terlalu umum, tidak spesifik, atau sulit dipercaya bisa membuat surat izinmu dipertanyakan. Contohnya:
“Saya tidak dapat masuk kerja karena ada beberapa hal urusan penting.”
Sebaiknya jelaskan alasan dengan lebih jelas, seperti:
“Saya tidak dapat masuk kerja karena mendapatkan kabar duka dari kerabat bahwa nenek saya telah meninggal dunia.”
2. Tidak Menyebutkan Tanggal dan Durasi Izin
Beberapa orang lupa mencantumkan tanggal izin secara spesifik, sehingga bisa membingungkan atasan atau HRD.
“Saya izin tidak masuk kerja karena sakit.”
Sebaiknya menjelaskan tanggal dan durasi izin, seperti:
“Saya izin tidak masuk kerja pada tanggal 6-7 Maret 2025 karena sakit.”
3. Bahasa yang Terlalu Santai atau Kurang Profesional
Meskipun mengajukan izin lewat WhatsApp atau email, hindari bahasa yang terlalu santai atau tidak sopan.
“Pak, aku ga bisa masuk loh ini, lagi ga enak badan banget.”
Sebaiknya Anda menggunakan bahasa yang profesional, seperti:
“Mohon izin, Pak. Saya tidak dapat masuk kerja hari ini dikarenakan sedang sakit.”
4. Tidak Mencantumkan Identitas dengan Jelas
Beberapa karyawan lupa mencantumkan nama, jabatan, atau divisi, yang bisa menyulitkan HRD dalam memproses izin. Pastikan selalu menyebutkan informasi ini di awal surat.
Masih Bingung Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja?
Sering bingung cara menulis surat izin tidak masuk kerja yang benar? Jangan sampai izinmu ditolak hanya karena kesalahan sepele! Surat izin yang profesional dan jelas bisa membantu menjaga reputasi serta kelancaran pekerjaanmu.
Tenang! Dengan panduan yang tepat, Anda bisa membuat surat izin yang efektif tanpa ribet. Mau tahu tips lengkap dan contoh surat yang bisa langsung Anda gunakan? Follow Instagram @arduma.id dan kunjungi arduma.id untuk panduan lengkapnya!
