Kenali Bentuk-bentuk Surat dan Bagian-bagiannya
arduma.id – Surat adalah bentuk komunikasi tertulis saat ini sudah tidak terlalu populer. Kemajuan zaman membawa kita semua menggunakan surat elektronik atau email, yang lebih sederhana lagi menggunakan chat. Namun bukan berarti surat sudah tidak digunakan sama sekali. Surat masih menjadi media komunikasi resmi yang digunakan oleh lembaga-lembaga dan perusahaan resmi. Jadi penting untuk mengenali bentuk-bentuk dan bagian-bagian surat karena hal ini merupakan sesuatu yang sering digunakan di dunia profesional.
Bentuk-bentuk Surat
Ada 6 bentuk-bentuk surat yang sering digunakan:
1. Surat Full Block Style
Surat dalam gaya Full Block Style memiliki ciri khas bahwa seluruh teks dan elemen dalam surat tersebut diatur secara rata kiri. Artinya, tidak ada inden atau pergeseran pada awal setiap paragraf atau bagian. Informasi seperti nama dan alamat pengirim, tanggal, nama penerima, dan isi surat semuanya dimulai dari batas kiri halaman. Biasanya, surat jenis ini tidak memiliki indentasi dan memberikan tampilan yang sangat formal.
2. Semi Block Style
Semi Block Style adalah format surat yang mencampurkan elemen dari Full Block Style dan Block Style. Pada surat Semi Block, alamat pengirim dan tanggal terletak di sebelah kanan, sedangkan elemen-elemen lainnya seperti nama penerima, salam pembuka, dan isi surat diatur secara rata kiri. Bagian isi surat pada Semi Block Style tidak memiliki indentasi.
3. Block Style
Surat dengan gaya Block Style adalah format surat di mana seluruh teks dan elemen dalam surat dimulai dari batas kiri halaman. Semua paragraf diatur secara rata kiri, dan tidak ada indentasi pada awal setiap paragraf. Biasanya, elemen-elemen surat seperti alamat pengirim, tanggal, nama penerima, dan isi surat semuanya diatur dalam satu baris lurus.
4. Indented Style
Surat dengan gaya Indented Style memiliki ciri khas bahwa setiap paragraf dimulai dengan indentasi atau pergeseran ke dalam. Biasanya, indentasi ini terletak di sebelah kanan halaman dan memberikan tampilan yang terstruktur pada surat. Informasi seperti alamat pengirim, tanggal, nama penerima, dan isi surat semuanya diawali dengan indentasi.
5. Hanging Paragraph Style
Gaya Hanging Paragraph Style adalah format surat di mana paragraf pertama dari setiap bagian dimulai dari batas kiri halaman, sementara paragraf-paragraf berikutnya diindentasi. Ini memberikan tampilan yang rapi dan terorganisir pada surat.
6. Official Style
Surat dengan gaya Official Style adalah format surat yang digunakan untuk keperluan resmi atau formal, khususnya dalam konteks pemerintahan atau lembaga resmi. Gaya ini sering kali memuat simbol atau logo institusi, dan informasi seperti alamat pengirim, tanggal, dan nama penerima dapat diatur berbeda tergantung pada kebijakan dan standar resmi institusi tersebut.
Bagian-bagian dalam Surat Resmi
Selain mengetahui bentuk-bentuk surat, penting juga untuk mengetahui bagian-bagian yang ada di dalam surat resmi. Berikut adalah bagian-bagiannya:
1. Kop surat/kepala surat
Kop surat adalah bagian paling atas dari surat, bagian ini memuat informasi terkait lembaga atau perusahaan pengirim dari nama, logo, alamat, dan nomor telepon. Bagian inilah yang membedakan surat resmi dengan surat yang tidak resmi. Surat resmi akan selalu menggunakan kop surat.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Di bawah kop surat adalah tempat dan tanggal surat bertujuan untuk memberikan informasi mengenai kapan dan sari mana surat tersebut dikirimkan. Selain tangal biasanya juga dituliskan lagi tempat atau alamat surat tersebut.
3. Nomor Surat
Nomor surat juga menjadi bagian tidak terpisahkan dari surat resmi. Nomor surat ini berguna untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat dan mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan.
4. Lampiran
Lampiran merupakan bagian yang memberikan informasi terkait berkas lain yang disertakan dalam surat. Jika tidak ada yang dilampirkan bagian ini tetap dicantumkan namun diberikan tanda strip (-).
5. Hal/Perihal
Bagian berisi penejlasan menenai apa yang dibahas dalam surat atau isi pokok dalam surat yang dikirimkan. Bagian ini hampir sama dengan judul surat namun tidak perlu menggunakan huruf besar pada setiap huruf, cukup di huruf depan dan tidak diakhiri dengan tanda titik.
6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan merupakan alamat yang dituju dalam surat. Alamat ditulis dua kali, yang pertama ada bagian luar atau amplop, yang kedua ada di bagian surat. Alamat boleh ditulis tidak terlalu lengkap, biasanya bagian ini juga diganti dengan orang yang dituju, misalnya “Yth. Kepala Bagian Administrasi…”.
7. Salam Pembuka
Fungsi salam pembuka, yaitu untuk membuka pembicaraan dalam surat dengan sopan. Pembuka berisi sapaan-sapaan yang umum digunakan. Bagian ini diawali dengan dengan huruf kapital dan diakhiri tanda koma.
8. Isi Surat
Ini adalah bagian inti dari surat, berisikan informasi pokok yang ingin disampaikan. Isi berisi semua informasi pentin yang ingin disampaikan pengirim kepada penerima surat. Isi dibuat dengan ringkas dan tidak bertele-tele
9. Salam Penutup
Ada salah pembuka juga ada salam penutup. Salam penutup fungsinya adalah menutup isi surat denan sopan. Salam penutup jua berisi permohonan maaf dan ucapan terimakasih.
10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Bagian akhir adalah nama pengirim yang disertakan tanda tangan. Bagian ini diisi oleh pengirim surat atau yang bertanggungjawab atas pengiriman surat tersebut.
Jadi itulah pembahasan mengenai bentuk-bentuk dan bagian-bagian dalam surat resmi. Surat menyurat merupakan cara yang digunakan untuk berkomunikasi dalam dunia bisnis. Surat hari ini lekat dengan stigma pesan resmi dan merupakan keterampilan yang harus dikuasai oleh siapapun.
