Apa itu Briefing dan Manfaat Melakukan Briefing Rutin
arduma.id – Dalam menjalankan tugas perusahaan, setiap bagiannya memiliki tim yang bertanggung jawab dengan bidangnya masing-masing. Dari banyaknya tim yang ada tentunya dalam satu tim pasti diisi lebih dari satu orang, bahkan ada yang puluhan orang. Lalu bagaimana agar sebuah tim ini memiliki persepsi dan arah yang sama? Itu sebabnya ada briefing. Lalu apa itu Briefing?
Briefing juga bisa diartikan sebagai pengarahan. Biasanya sebuah perusahaan yang sudah cukup besar rutin mengadakan kegiatan ini agar dalam menjalankan bisis, setiap tim dapat berjalan dengan searah. Apakah briefing ini berbeda rapat? Tentunya berbeda. Maka artikel ini akan menjelaskan apa itu briefing dan manfaat yang bisa diperoleh jika rutin melakukannya.
Apa itu Briefing?
Briefing adalah pemberian informasi kepada seseorang atau kelompok sebelum melakukan sesuatu. Briefing digunakan sebagai persiapan untuk mengarahkan suatu tim tentang hal-hal apa saja yang harus dilakuakan, serta memberikan batasan-batasan tertentu. Briefing tidak hanya dilakukan oleh seorang atasan kepada anggotanya, namun hal ini juga bisa dilakukan kepada sesama anggota.
Lalu apa bedanya briefin dengan rapat atau meeting? Rapat biasanya digunakan utuk membahas hal-hal yang lebih kompleks seperti proyek atau penyelesaian masalah, dan rapat biasanya berlangsung untuk waktu yang lama. Sedangkan briefing biasanya hanya membutuhkan waktu yang relatif lebih singkat karena sebagai persiapan untuk melakukan sesuatu agar setiap anggota mengerti apa yang akan dikerjakan oleh mereka.
Manfaat Melakukan Briefing secara Rutin
Jika briefing ini penting, lalu apa yang akan didapatkan dari melakukan kegiatan ini? Berikut adalah beberapa manfaat yang bisa dirasakan.
1. Menyamakan Persepsi
Suatu tim tentunya memiliki tujuan yang sama walaupun mungkin mereka setiap anggota memiliki tugas yang berbeda. Agar setiap anggota dapat mengerti tujuan yang hendak dicapai, maka setiap anggota harus memiliki persepsi yang sama. Karena setiap orang memiliki cara, pandangan, sikap, dan karakter yang berbeda, maka briefing berperan untuk memberikan batasan kepada setiap anggota untuk tetap berada di koridor yang sama.
2. Membangun Semangat
Briefing juga bisa menjadi cara untuk membangun semangat sebuah tim. Seorang atasan bisa memotivasi anggotanya untuk lebih bersemangat dalam mencapai tujuan yang telah ditargetkan. Membangun semangat ini bisa bermacam-macam. Bisa hanya dengan memberikan motivasi, menunjukan progres, atau cara lain seperti membuat yel-yel, bernyanyi, dan bertepuk tangan.
3. Sarana Berkomunikasi yang Efektif
Manfaat melakukan briefing selanjutnya adalah sebagai sarana berkomunikasi. Komunikasi menjadi hal yang sangat penting dalam sebuah tim. Komunikasi yang terjalin dengan baik dapat menghindarkan dari mispersepsi atau kerenggangan hubungan. Briefing menjadi tempat untuk berkumpulnya suatu anggota dan atasan. Dalam hal ini anggota anggota bisa menyampaikan hal-hal yang perlu disampaikan kepada atasan, atau anggota lainnya secara langsung dalam forum yang lebih formal.
4. Sarana Evaluasi
Briefing bisa menjadi tempat atau momen yang tepat dalam melakukan evaluasi. Dengan rutin melakukan briefing suatu tim dapat mengevaluasi kinerja mereka secara berkala. Hal ini akan menghidarkan tim dari kesalahan fatal atau masalah yang dibiarkan terlalu lama. Dengan melakukan briefing rutin, seuatu masalah dapat segera dilaporkan dan diatasi sebelum muncul masalah yang lain.
5. Sarana Informasi
Briefing juga bisa menjadi sarana penyampaian informasi yang efektif. Jika dilakukan briefing secara rutin, setiap anggota akan mempersiapkan diri mereka untuk mendapatkan informasi baru. Baik itu hasil kerja, permasalahan, atau proyek baru. Kenapa efektif? Karena akan lebih baik daripada menyampaikan informasi mendadak saat sedang bekerja atau diluar jam kerja.
6. Membangun Keakraban dan Kekompakan
Jika briefing dilakukan dengan melibatkan beberapa tim, ini bisa menjadi sarana untuk membangun keakraban dan kekompakan. Jika ada banyak tim dengan tugas dan tanggung jawab yang berbeda dipertemukan, maka akan tercipta suasana kekeluargaan yang baik. Selain itu briefing juga menjadi sarana untuk membangun kekompakan karena semua anggota tim memiliki persepsi yang sama.
Langkah-langkah Melakukan Briefing
Kita sudah mengerti apa itu briefing dan manfaatnya. Sekarang tinggal bagaimana melakukannya? Berikut adalah langkah-langkah melakukan briefing agar dapat berjalan lebih efektif.
1. Membuat Jadwal Rutin
Briefing bagus dilakukan secara rutin. Maka buat jadwal rutin untuk melakukannya. Briefing yang efektif dilakuan setiap seminggu sekali atau sebulan sekali. Hal ini akan menjadikan anggota lebih siap untuk menerima informasi. Hal ini akan lebih efektif daripada pemberitahuan dadakan. Selain itu melakukan briefing rutin juga bisa menjadi saran mengevaluasi progres dari apa yang sudah dikerjakan.
2. Menyampaikan Maksud dan Tujuan Briefing
Penting untuk anggota mengetahui apa yang akan dibahas dalam briefing maka sebelum masuk ke pembahasan, penting untuk diberitahukan maksud dan tujuan terlebih dahulu, misalnya seperti “hari ini kita akan melakukan briefing unutk mengevaluasi apa yang sudah dikerjakan selama seminggu terakhir”.
3. Menyampaikan Tujuan dan Tantangan
Mengingatkan kembali tujuan dari sebuah tim bisa menjadi cara yang bagus dalam menanamkan motivasi. Perlunya untuk diingatkan tentang target dari suatu proyek yang akan atau sedang dikerjakan. Selain itu penting juga mengindetifikasi setiap tantangan yang mungkin akan dihadapi oleh anggota agar mereka bisa lebih bersiap-siap.
4. Memberikan Semangat dan Apresiasi
Saat menutup briefing seorang atasan juga perlu untuk mengapresiasi setiap kinerja anggotanya, apapun hasil yang sudah dicapai, semua anggota sudah bekerja keras. Ini akan menjadikan anggota jauh dari perasaan tertekan. Selain itu memberikan semangat juga bisa menjadi cara yang efektif untuk meningkatkan produktivitas.
Jadi Briefing merupakan persiapan yang perlu dilakukan agar setiap anggota dapat menyamakan pemikiran dan bisa berjalan searah. Briefing tidak perlu terlalu sering dilakukan atau memakan waktu yang lama. Idealnya melakukan briefing adalah setiap seminggu atau sebulan sekali. Dan dalam durasi 10-20 menit saja, sudah cukup.
